Вся електронна бібліотека >>>

 Діловодство >>

 

ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ

Діловодство


Розділ: Економіка

2.4 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОЧИХ МІСЦЬ

 

Велике значення в роботі управлінського апарату має організація робочих місць працівників та створення сприятливих умов праці.

Управлінська праця зазвичай відрізняється малою руховою активністю, монотонністю, тривалим перебуванням у закритому приміщенні. Все це викликає швидку стомлюваність і природно відбивається на результатах праці. Тому при організації праці управлінського персоналу, до складу якого входять і працівники служби діловодства, велика увага повинна приділятися улаштування та планування службових приміщень, підтримання в них відповідного нормам освітлення, температурного режиму, усунення шумів, обладнання робочих місць у відповідності з виконуваними функціями, встановлення раціонального режиму праці.

При виборі приміщення для служби діловодства треба враховувати, що у відповідності з діючими нормативами норма площі службових приміщень повинна становити не менше 4 м2 на одного працівника. Крім того приймається до уваги можливість встановлення і розміщення обладнання, насамперед, персональних ЕОМ, сканерів, факсів, принтерів, які дуже активно використовуються сьогодні у сфері управління. Тому, визначивши склад і тип передбачуваних до розміщення технічних засобів та допоміжного обладнання, враховують сумарну площу, необхідну для їх розміщення. Скупчення в невеликому приміщенні, де працює кілька людей, великого кількості засобів механізації та автоматизації значно змінює мікроклімат в кімнаті, умови праці і призводить до швидкої стомлюваності. Тому розрахунок площі на одного співробітника, що працює за дисплеєм комп'ютера, ведеться від норми 6 м2 на людину. Робочі місця з моніторами повинні розташовуватися на відстані між ними не менше 1,5 м. При великій кількості технічних засобів зручніше за допомогою пересувних перегородок або офісних меблів відокремити декілька робочих зон. Приміщення завжди повинно бути добре провітрюваним або обладнаних кондиціонерами. Підвищені вимоги до вентиляції (швидкості повітрообміну) пред'являють швидкісні копіювальні та друкувальні пристрої.

Не менше значення має правильне освітлення робочих місць. Недолік освітлення часто є однією з причин швидкої стомлюваності. Найкращим визнано природне освітлення. Світло має падати зліва або спереду.

Штучне освітлення робочих місць може бути загальним (світильники розташовані на стелі) або місцевим, коли на кожному робочому місці є настільна лампа. Воно має бути достатньою за рівнем і рівномірності освітлення.

При наявності комп'ютерів для усунення відблисків на екрані дисплея світильники загального освітлення монтуються не на стелі, а у верхній частині стінових панелей.

Не менш важливий і температурний режим. В приміщенні рекомендується підтримувати температуру 22 - 24 градуси Цельсія, а вологість 60-40%.

Служба діловодства зазвичай знаходиться поруч з приймальні керівника, а секретар-референт розташований у приймальні керівника або фірми. Якщо врахувати, що приймальня - це візитна картка установи, за якою оцінюється культура праці в цілому, створюється перше враження про фірму (установі), то стає зрозуміло значення, яке надається її обладнання.

Служба діловодства також одне з найбільш відвідуваних підрозділів установи, тому його інтер'єру також приділяється підвищена увага. Робоче місце співробітника, якому доводиться за родом діяльності найбільш часто приймати відвідувачів, треба розміщати недалеко від входу в приміщення. При розміщення місць співробітників, що працюють в одній кімнаті, враховуються їх ділові контакти. Постійно працюють галасливі пристрою бажано розташовувати в окремому приміщенні, обладнаному звукоізоляційними матеріалами. При розміщення робочих місць враховуються розміри, рекомендовані для проходів:

- ширина проходу для однієї людини - 60 см

- для двох осіб - 80 див.

- для трьох осіб - 100 див.

- між столами - 55 див.

- між опалювальними приладами і робочим столом - 55 див.

- між стіною і столом - 65 див.

Не бажано розташовувати екран дисплея навпроти вікон, а працює на дисплеї - сидіти обличчям до вікон.

Робоче місце кожного працівника обладнується з урахуванням його функціональних обов'язків. Наприклад, робоче місце секретаря керівника або секретаря фірми складається з трьох зон: основна, де знаходиться його стіл з приставками і необхідною оргтехнікою, зона обслуговування відвідувачів і допоміжна зона, де розташовуються шафи, копіювальний апарат, факс тощо

Велике значення має вибір меблів. Розміри меблів повинні відповідати площі приміщення і вона не повинна захаращувати кімнату. Вибираючи меблі, враховують антропологічні показники співробітника. Так як працівнику служби діловодства доводиться багато сидіти, дуже важливий вибір зручного стільця або крісла з регульованою висотою сидіння. Наприклад, зручні крісло і стільці зі спинкою великої висоти з двома вигинами: для поперекового і грудного відділів хребта.

Шафи повинні забезпечувати вертикальне зберігання папок і швидкий огляд справ, а робочі столи регулюватися по висоті в межах 680-760 мм Ящики у столах повинні відповідати розмірам документів і папок, легко висуватися, навіть якщо вони важко навантажені. До столів часто передбачаються приставки. Сьогодні різними фірмами випускається велика кількість раціональних комплектів меблів для адміністратора і офісних приміщень.

Для кожного робочого місця має бути передбачений набір найпростіших засобів оргтехніки, наприклад, багатоярусні лотки для збору документів, календар-тижневик, настільний органайзер з ручками, олівцями та іншими канцелярським приладдям, блокнот для записів, теки для поточного зберігання документів і т.д.

Набір технічних засобів працівника служби діловодства повинен відповідати його функціональних обов'язків, але сьогодні майже обов'язковим для кожного робочого місця в службі діловодства є комп'ютер і телефон (внутрішній зв'язку або з виходом на міську мережу).

Якщо є бюро (група) машинописних робіт, то вона оснащується персональними комп'ютерами, диктофонами, швидкісним принтером, сшивателями документів, стелажами і шафами для зберігання бланків документів, машиною для знищення документів і т.п. Ділянку копіювально-розмножувальних робіт крім копіювальної техніки може мати палітурно-брошурувальні, підборочні, бумагорезательные машини та ін.

Для первинної обробки вхідних і вихідних документів потрібен зшивач документів, конвертовскрывающая, конвертозаклеивающая, фальцювальна і маркировальная машини, ламінатор, штемпелевальный апарат і т.д.

При традиційній реєстрації документів і контроль виконання потрібні настільні картотеки.

Для зберігання справ використовуються стелажі, шафи, металеві сейфи.

Вибір засобів оргтехніки постійно розширюється і пристосовується до впровадження автоматизованих технологій.

Правильно обладнане робоче місце, гарний дизайн службового приміщення, здоровий мікроклімат створюють гарний робочий настрій і значно підвищують продуктивність праці.

  

До змісту книги: ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ

 

Дивіться також:

 

Діловодство

 

  ДІЛОВОДСТВО ЗА ПИСЬМОВИМИ ТА УСНИМИ ЗВЕРНЕННЯМИ ГРОМАДЯН

Робота із зверненнями громадян ведеться на підставі Типового положення про ведення діловодства за пропозиціями, заявами і скаргами громадян в ...
bibliograph.com.ua/biznes-58/18 .htm

 

  Курс діловодства: Документаційне забезпечення управління

Враховані Типова інструкція з діловодства у міністерствах, ... Посібник призначений для студентів, що вивчають діловодство і менеджмент, ...
bibliograph.com.ua/biznes-58/index.htm

 

  ДІЛОВОДСТВО. Секретарська справа

Курс діловодства: Документаційне забезпечення управління ... Тема 7. ДІЛОВОДСТВО ЗА ПИСЬМОВИМ І УСНИМИ ЗВЕРНЕННЯМИ ГРОМАДЯН ...
bibliograph.com.ua/biznes-60/index.htm

 

 

  Принцип державної мови судочинства. Судочинство ...

Судочинство і діловодство в Конституційному Суді РФ, ... Судочинство і діловодство у світових суддів і в інших судах суб'єктів Російської ...
www.bibliograph.com.ua/osnovy-prava-3/121 .htm

 

  Менеджмент розпадається на безліч підфункцій планування ...

Але пізніше менеджмент розпадається на безліч підфункцій планування, діловодство, збут, закупівлі, організацію, статистичний аналіз виробництва. ...
bibliograph.com.ua/menedzhment-2/19 .htm

 

  ДІЛОВОДСТВО - діловодство, яке полягає в ...

діловодство, яке полягає в прийомі надійшли в цех документів і доставці їх виконавцям, оформлення та надсилання вихідних документів, ...
bibliograph.com.ua/kodex-11-4/155.htm

 

  ДІЛОВОДСТВО БЕЗБУМАЖНОЕ - інформаційна управлінська ...

ДІЛОВОДСТВО, БЕЗБУМАЖНОЕ. - інформаційна управлінська технологія, дозволяє виконувати зберігання, пошук і відображення інформації засобами ЕОМ без ...
bibliograph.com.ua/kodex-11-4/154.htm

 

  Посадова інструкція секретаря. СЕКРЕТАР В СТРУКТУРІ УПРАВЛІННЯ

Здійснює методичне керівництво за організацією діловодства в ... Веде діловодство, виконує різні операції із застосуванням комп'ютерної ...
bibliograph.com.ua/biznes-60/5 .htm

 

Теорія організації